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Urgent : LE CLUB RECHERCHE UNE SECRETAIRE

EMPLOYE ADMINISTRATIF

Horaires :

Mi-temps. Travail impératif le mercredi AM

Responsable :

Président et/ou trésorière

Base de données du club

Gestion de la base de données des membres dans CIEL

Réalisation à partir de cette base de données de listing de membres par équipes, avec trombinoscope pour les enfants

Process d’inscription/licences (établir un MO)

Réalisation du formulaire d’inscription avec toutes les PJ

Lancement des réinscriptions

à réception des dossiers COMPLETS

  • Saisie ou mise à jour CIEL
  • Saisie des licences/ éditions pour les coachs et responsables d’équipes.
  • Saisie dans CIEL compta du règlement
  • Gestion des dossiers complexes (étrangers, mutation, double surclassement supérieur)

Pour la salle, sur la base des listes données par chaque responsable d’équipes   et validées par le directeur sportif et le responsable de l’école de hockey, saisie et édition des licences salle .

Assistance au responsable de l’école de hockey

Tableau des enfants de chaque catégorie

Pour les tournois régionaux,

réalisation des feuilles de match le vendredi à partir des feuilles de composition d’équipe des équipes accueillies au FCL / impression

prévoir un gouter pour les équipes

Pour les stages : Lancer l’information de la tenue de stage

Tenue d’un tableau d’inscription mis à disposition du Responsable de l’école de hockey afin qu’il puisse prévoir le nombre d’encadrants

Assistance aux responsable d’équipes adultes

Création sur le site FFH des feuilles de compo d’équipe

Logistique

CLES : Gestion des clés (tableau clés/ propriétaires)

BADGES : Gestion des badges d’accès au site du FCL

FOURNITURES : Achat des fournitures de bureau

TERRAIN : Etablissement du planning annuel d’occupation du terrain

Toute demande d’utilisation exceptionnelle du terrain doit être formulée par écrit auprès de l’EA qui mettra à jour le tableau après validation de Commission sportive

TABLEAU D’AFFICHAGE :Recharger chaque vendredi le boitier pour le tableau d’affichage

MINIBUS : Gestion de la réservation et de l’utilisation du minibus

En cas de conflit arbitrage par Président

gestion de l’entretien du minibus

Information / communication

Webmaster

Diffusion via ciel de la news letter

Diffusion à tous les membres d’infos diverses ponctuelles (stage, vente ….)

redispatching des mails arrivés au club sur toutes les personnes concernées

Accueil

Accueil parents tous les mercredis AM de 13h30 à 18h : répondre aux questions, prendre commande boutique…

Gestion des sponsors

Comptabilité

Saisie des opérations courantes sous la supervision du trésorier

Rédige et envoie des courriers administratifs simples

Assiste le trésorier pour la préparation des dossiers de subventions

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